Asana – Perchè ho scelto di lavorare con questo Project Management Tool

Asana, il Project Management Tool che ti pianifica il lavoro

Quando lavoravo in azienda come impiegata commerciale, non avevo un sistema di pianificazione delle attività. Avevo un quaderno e una penna per annotare le cose da fare giorno dopo giorno. Non guardavo certamente agli obiettivi o all'organizzazione di un Business a lungo termine.

Poi è iniziata la mia vita da freelance, dove, per sopravvivere sono stata costretta a sviluppare una vista ben più lunga e a stimare da subito gli obiettivi dei prossimi 6-12 mesi. Non puoi vivere alla giornata, altrimenti come sai quali obiettivi devi avere e quali attività devi fare per portarli a termine?

Nella pianificazione delle attività a breve e lungo termine, uno strumento che mi ha aiutata tantissimo, e che oggi adoro con tutta me stessa, è Asana.

Asana è un Project Management tool, ovvero uno strumento per la gestione dei progetti, e come tale ti permette di:

  • Evitare di scambiare milioni di email con il tuo cliente, se lavori come assistente virtuale, non è poco!
  • Stabilire a priori le attività da svolgere per un determinato progetto e fissare i termini entro cui devono essere completate;
  • Condividere le informazioni e i file con il tuo cliente, senza dover scrollare milioni di email per cercare quel file, che ti aveva allegato e adesso, vallo a cercare!

In questo articolo, voglio mostrarti come funziona Asana e perché lo preferisco, rispetto ad altri strumenti simili.

I 9 motivi che mi hanno portata a scegliere Asana

1) Creare un account con Asana è molto semplice. Puoi inserire la tua mail, password oppure registrarti usando i dati di accesso a Google o Facebook.

Ecco la schermata principale di Asana, tutta in inglese, ma anche se hai problemi con la lingua, è abbastanza intuitiva e non dovresti avere difficoltà. Puoi scegliere la visuale tipo lista oppure in colonne.

2)Per iniziare un nuovo progetto clicca su + di fianco all'iconcina del tuo account e poi clicca su Add Project, mentre per creare u nuovo compito clicca su Add Task in alto.

3)Asana ti permette di fare la lista di tutte le attività che devi svolgere, assegnarle a diverse persone del tuo team. Per i piani gratuiti puoi aggiungere 15 persone, dopodiché bisogna passare al piano a pagamento.

Per ogni compito puoi inserire una scadenza e se hai bisogno di vedere tutte le scadenze, basta passare alla visualizzazione del calendario.

In questo modo avrai sotto gli occhi le attività anche dei tuoi collaboratori.

4)Una volta che completi il compito, puoi cliccare su “mark task complete” o su . Non lo vedrai, ma non significa che Asana l’ha cancellato. Infatti in alto a destra il programma ti dà la possibilità di vedere i compiti aperti, incompleti o quelli completati.

5)Hai la possibilità di condividere tutti i file che desideri con il tuo gruppo di lavoro o con i clienti. Almeno saprete che per quel progetto avete tutti i file che vi servono e sui quali avete lavorato.

6)Una cosa che mi piace molto è la possibilità di inserire una descrizione e dei commenti. Quante volte ti capita di scrivere il titolo di un’attività, poi dopo 15 giorni riguardi quel testo e non ti ricordi a cosa ti riferivi? Ecco, in questo Asana ti viene incontro con il riquadro “Description”. Qui puoi scrivere la tua idea, perché hai inserito quest’attività e a cosa ti ispiri.

7)Restiamo in questa stessa sezione, perché cliccando su simbolo puoi inserire delle sotto attività.

A cosa ti serve? A definire quali altre attività devi svolgere, per completare questo task. Molto utile, no? Così sei sicuro che non ti perdi i pezzi per strada.

8) Qualsiasi comunicazione e feedback sono conservati in un unico posto!

Puoi infatti lasciare un commento sotto ad ogni compito oppure usare il tab per la chat in alto e lasciare un messaggio.

9)Man mano che segni i compiti come completati, vedi i passi avanti che stai facendo per chiudere l’attività. In questo modo tieni sempre aggiornato il punto in cui ti trovi e quanto ti manca, o ancora, se stai rispettando le scadenze o stai sforando.

Qualche difficoltà...superata!

I miei clienti sono freelancers o vendono online su eCommerce e markeplaces. Quando gli presento Asana mi dicono spesso “no, ma non ho tempo di imparare ad usare un nuovo tool”.

Ti assicuro che basta solo un po' di pratica, perché Asana è così intuitivo, che non hai bisogno di altro. Anche io non ho molto tempo per imparare nuovi tool e non ho la pazienza di stare dietro a sistemi complicati, però per me Asana è stato tra i più semplici tool che ho utilizzato.

Inoltre Asana ti aiuterà ad essere così organizzato, che risparmierai così tanto tempo, che potrai dedicarti a cose più serie. Tutto quello che riguarda un progetto con un cliente è in un unico posto: file, messaggi, attività, comunicazioni, scadenze, senza che tu vada a spulciare in metri e metri di email lunghissime.

Una delle funzionalità che preferisco di Asana è l’automatismo legato alle attività. Per esempio, quando assegni un compito con una scadenza ad un’assistente virtuale o ad un cliente, Asana manda una mail automatica a questa persona per ricordargli l’attività da svolgere e la scadenza.

Mi basta fare il log in su Asana e avere tutto quello che mi serve. Adesso posso organizzare le attività per i miei clienti e per il mio business.

Non ti nascondo che utilizzo Asana per il lancio dei miei prodotti e per le attività che devo svolgere per il mio biz, ma anche per qualcosa di più personale, come organizzare un trasloco!!

Usando un sistema come Asana, anche il mio business appare più organizzato e sicuramente mi ha aiutato ad essere più efficiente.

A te magari i tuoi processi aziendali vanno bene così, ma scommetto che i tuoi clienti avrebbero qualcosa da ridire, specie se il tuo business è disorganizzato e le attività spezzettate o decise giorno per giorno. Magari ora non sei ancora convinto, ma scommetto con te che Asana ti aiuterà anche a generare più lavoro, perché avrai creato un processo di lavoro lineare, preciso e organizzato.

Posso dirti che i tuoi clienti apprezzeranno un processo di progettazione pulito e organizzato. Informali in anticipo che utilizzerai un Project Management tool.

E tu come organizzi le attività del tuo business a breve e lungo termine?

Ami Asana come me? Perchè lo preferisci rispetto ad altri strumenti? Lascia un commento qui sotto, mi piacerebbe sentire la tua opinione!

E' arrivato Aria!

La Newsletter che ti dà un po' di respiro!

Come sarebbe se ti svegliassi al mattino e sapessi che ci sono alcuni piccoli gesti che puoi fare per organizzare meglio il tuo biz?

Ecco perché è nato Aria! Se ti iscrivi ad Aria riceverai una mail per 6 giorni con un consiglio pratico per organizzare il tuo lavoro ed essere più efficiente in meno tempo!