Automatizzare un Business online

Quali strumenti scegliere per automatizzare 4 attività del tuo Business Online

Automatizzare il Business online è un passaggio obbligato quando stai crescendo. Nel momento in cui nasce quest’esigenza, significa che in effetti le cose vanno bene, vuoi fare di più, ma hai paura di perdere i tuoi progressi in un attimo.

Infatti a volte senti che ci sono ancora troppe cose nella tua attività che fai manualmente o che richiedono la tua attenzione. Ad esempio la fatturazione, la gestione dei social media e dei tuoi eventi online.

Mentre tu perdi tanto tempo a cercare di capire come funzionano le automazioni, trascuri le tue clienti, rischiando di acquisire una cattiva reputazione, perchè rispondi in ritardo o non dedichi loro le giuste cure.

Automatizzare un Business online può aiutarti a trasformare le tue e-mail, la tua presenza sui social media e gli eventi online che crei, dando l’impressione all'esterno di essere super organizzati e, quindi, super affidabili.

Ovviamente per far passare questo messaggio, bisogna saper scegliere gli strumenti giusti per automatizzare un Business online e farlo funzionare.

Ecco gli strumenti per automatizzare 4 principali attività del tuo Business Online.

Automatizzare i Social Media

Iniziamo con l’attività più semplice da automatizzare: i social media.

Essere presenti online con post in linea con il tuo Brand e la tua mission è importante se lavori online, perciò bisogna creare un calendario editoriale per schedulare i contenuti da pubblicare.

Esistono strumenti che ti consentono di memorizzare i tuoi contenuti sui social media e pubblicarli nella data programmata.

Questo sistema non solo ti fa risparmiare tempo, ma ti permette anche di tenere in un unico posto un archivio dei post che hai pubblicato online, così puoi avere il controllo di ciò che pubblichi, ma anche fare un re-post in futuro di un tuo contenuto già online.

Lo strumento migliore per automatizzare i social media, come Twitter, Pinterest e Linkedin, secondo me, è Hootsuite perché ti offre una panoramica delle tue pagine e dei tuoi profili: oltre a programmare i post, puoi aggiungere tanti stream per ogni social collegato, per esempio puoi tenere sotto controllo i post pubblicati o le menzioni.

Per Facebook e Instagram invece ti consiglio Creator Studio, l’app di Facebook per programmare i post su questi due social, ma anche avere visione di tutto ciò che accade: libreria di contenuti, dati statistici, la possibilità di trasmettere una diretta, i messaggi che ricevi. Insomma tutto in un unico posto, comodo, no?

Per avere un’anteprima di come apparirà il mosaico del feed di Instagram, Planoly e Later sono due buone opzioni. In tutta onestà li ho utilizzati per poco, solo, appunto, per lo scopo appena descritto.

Scegliendo uno di questi strumenti per programmare i post sui social, hai la possibilità di dedicarti una volta al mese alla loro scrittura, creazione e programmazione, così per il resto del tempo potrai avere la possibilità di interagire con il tuo pubblico o svolgere altre attività.

Se dovessi creare una campagna su Facebook e Instagram con l’obiettivo “Generazione di contatti”, puoi fare in modo che i leads che si iscrivono alla tua mailing list, vengano inviati direttamente nella tua piattaforma di email marketing, che sia Mailerlite, Mailchimp o Active Campaign, utilizzando un terzo strumento: Zapier.

Zapier è un tool molto potente per la creazione di diverse automazioni, che si collega pressoché a quasi tutti gli strumenti online (da Wordpress a Gmail), facendoti risparmiare tonnellate di tempo. Ha un piano gratuito con 100 tasks al mese, per poi salire di costo in base alle operazioni che si eseguono, andando dai 20 ai 600 $.

Strumenti di Email marketing

Avere una buona piattaforma per programmare e inviare le newsletter è solo il punto di partenza per fare una buona attività di email marketing.

Ultimamente si parla tanto di Marketing Automation e delle sequenze di benvenuto per i nuovi leads per un motivo semplice. Quanto una persona entra in contatto con un tuo contenuto e si iscrive alla mailing list, ti sta dicendo che è interessato a cosa fai e vuole saperne di più. Fargli scaricare un tuo contenuto gratuito e poi sparire, non ti farà trasformare i leads in clienti. Perciò devi impostare una sequenza di benvenuto per far capire ai nuovi contatti chi sei, cosa potresti fare per loro e perché dovrebbero scegliere te e il tuo prodotto.

Ovviamente non puoi metterti a scrivere ad ogni contatto che ricevi, per questo esistono piattaforme come Active Campaign, Mailchimp e MailerLite. Questi strumenti di email marketing ti permettono di automatizzare l’invio di newsletter in modo semplice e creare sequenze di email, da inviare per un determinato lasso di tempo.

È possibile segmentare i tuo pubblico e, quindi, inviare e-mail solo a persone specifiche, e monitorare chi ha aperto la mail, quante volte, quale link ha cliccato.

Lo strumento che preferisco è MailerLite, che è gratuito per un massimo di 1000 iscritti, quindi se il prezzo è importante per te, puoi optare per questo strumento, che ti consentirà di fare quante automazioni desideri.

Dall'inizio del mio lavoro di Assistente Virtuale, ho creato con Mailerlite anche piccoli corsi online, per esempio Aria e Ricomincio dal Brand, attivando una sequenza di email da inviare ogni giorno. E’ un ottimo modo per far restare il tuo pubblico sui tuoi canali, permettergli di iscriversi a più contenuti, e, quindi, instaurare una relazione vera con loro.

Con Mailchimp, Mailerlite, Active Campaign puoi anche scaricare in un file excel la tua lista di iscritti, inviare sondaggi, countdown per creare l'attesa per il tuo prossimo lancio. Mailerlite ha un ottimo supporto clienti, che ho testato un paio di volte, e devo dire che sono veramente eccezionali!

Anche in questo caso, Zapier potrebbe esserti utile per collegare i contatti da Calendly o Acuity alla tua lista su Active Campaign, aggiungere i nuovi iscritti da Mailchimp o ActiveCampaign per portarli su ClickFunnels.

Gestire l’Amministrazione del Business online in automatico

Uno strumento che utilizzo tantissimo nella mia attività di assistente amministrativa da remoto dei miei clienti è FattureInCloud. Si tratta di un vero e proprio gestionale online, dal quale puoi inviare preventivi e documenti contabili (fatture, note spese, prima nota, ecc…). La comodità di FattureInCloud sta nello scadenzario online, che ti ricorda quando stanno per scadere le fatture in entrata e uscita non ancora saldate, i moduli F24 da pagare e le tue scadenze personalizzate. Inoltre si integra con Paypal, per agevolare i pagamenti online tramite fattura. Eseguito il pagamento su PayPal trovi la fattura già riconciliata in automatico su Fatture in Cloud. Un’altra opzione molto utile è l’invio dei solleciti di pagamento in automatico, utilizzando template precompilati.

Il costo di FattureInCloud parte da 8 euro al mese per la versione standard, fino a quella premium di 14 euro al mese e premium plus di 19 euro al mese.

Credo che la spesa sia davvero minima, per un servizio al top!

Altri strumenti che potresti utilizzare per automatizzare il tuo Business online senza intoppi sono Dubsado e 17Hats.

Le loro funzionalità vanno dall'acquisizione del lead con un modulo di contatto sul tuo sito Web all'invio di questionari, ai contratti con firma digitale, fatture e sequenze automatiche di follow-up: tutto in un unico strumento.

Si integrano con PayPal e Stripe, i sistemi di fatturazione e ricezione pagamenti più utilizzati, e con i social media.

Includono calendari, templates, flussi di lavoro per attività semplici e ottimizzate e persino sezioni clienti dove inserire i documenti principali, come contratti e fatture.

Questi sono i costi:

17Hats parte da 45$ /mese e Dubsado da 35$, ma è gratuito fino a tre clienti (un pochino).

Oltre questo canone mensile, bisogna aggiungere le commissioni PayPal o Stripe, quindi intorno alle 2,9% + $ 0,30 per transazione.

Se invece desideri uno strumento più economico per gestire l’amministrazione del tuo Business online in automatico puoi sfruttare il piano free di Zapier (già citato prima) oppure IFTTT con il quale puoi collegare la tua e-mail, i sistemi di prenotazione online e collegare praticamente qualsiasi altra piattaforma che usi nel tuo business online.

Programmare i tuoi eventi live

Gli eventi live sono forse l’attività più stressante per chi ha un Business online. Potresti decidere di organizzare un webinar gratuito per vendere il tuo nuovo prodotto o creare un corso online e tutto deve essere in ordine, funzionante, in una parola: perfetto!

Innanzitutto bisogna raccogliere i contatti e puoi farlo con Acuity, un tool utilissimo per prenotarsi ad un evento online, ma anche per una discovery call o una sessione di coaching con te. Con Acuity fissi l’ora e la data in cui le persone possono parlare con te, ma, cosa più importante, invia agli iscritti al tuo webinar un reminder dell’evento, riportando anche il link alla room su Zoom nella mail di conferma, così eviti di mandare perlomeno tre email.

Da poco Google ha lanciato Google Meet, una piattaforma per fare meeting online gratuitamente fino a 100 partecipanti, senza limiti di tempo. E’ possibile condividere il desktop con i partecipanti al webinar e si sincronizza a Google Calendar, così tutti avranno in agenda la data e ora dell’evento.

Google Meet, così come Zoom o Skype, vanno bene se sei agli inizi e l’organizzazione di eventi online non è il cuore del tuo Business, perché hanno bisogno di tool terzi, come Zapier, per integrarsi ad altri strumenti e creare automazioni ad hoc, per esempio l’invio di una mail di ringraziamento da invitare a tutti i partecipanti o l’invito a comprare il tuo prodotto con uno sconto speciale.

Andando in questa direzione, posso consigliarti WebinarNinja, una piattaforma di webinar che ha diverse funzioni, come ad esempio gestire sondaggi interattivi, lanciare offerte, condividere documenti dal vivo, gestire sessioni di domande e risposte. WebinarNinja si integra con quasi tutti i CRM pr inviare email di notifiche ai partecipanti dell’evento. Si sincronizza con più di 1000 app, tra cui Google Calendar, Facebook, inserendo il pixel e tracciare gli annunci pubblicitari, e invia notifiche con il replay al webinar.

Se gli eventi online sono il tuo pane quotidiano e non vuoi lasciare niente al caso, ti consiglio di utilizzare WebinarNinja che ha un costo di partenza di 39 dollari al mese se hai un pubblico di 100 persone.

Questi sono i tool più utilizzati per automatizzare un Business online e fare in modo che funzioni come un orologio svizzero, ma prima di lasciarti ho un ultimo consiglio da darti per creare un funnel di vendita personalizzato.

Identifica gli step per convertire i leads

Prima di attivare qualsiasi automazione per il tuo Business online, ti consiglio di schematizzare i passaggi chiave che compie un tuo contatto (in inglese lead) sui tuoi canali di vendita online, prima di comprare e tramutarsi in cliente.

Questo processo di aiuterà a entrare nella mente del tuo potenziale cliente e capire quale automazione può funzionare per te e quale è meglio scartare.

Ad esempio, questo è il viaggio che fanno i miei clienti alla ricerca di un Assistente Virtuale:

  • Tramite social, blog o pubblicità online si iscrivono alla mia mailing list;
  • Ricevono un freebie;
  • Prenotano una call conoscitiva;
  • Compilano un questionario;
  • Ricevono un promemoria della call;
  • Ricevono il preventivo e il contratto da ritornare firmato.

Se non sai quali sono i passaggi che fanno i tuoi potenziali clienti, immedesimati nel tuo potenziale cliente e traccia un viaggio immaginario. Fai un piano dei processi che vorresti fargli fare, ma cerca di restare sul semplice, evita troppi passaggi, altrimenti rischi che il cliente possa annoiarsi e scappare.

Hai un Business online, ma la tecnologia ti frena?

Ami molto il tuo lavoro online, ma non riesci a creare le automazioni o scegliere gli strumenti giusti per avere un Business online che funziona come un orologio svizzero?

Sono Floriana, Assistente Virtuale Amministrativa da remoto. Aiuto liberi professionisti e piccole aziende a liberare le potenzialità del loro business, mentre io mi occupo delle attività noiose e rognose, come l’amministrazione e l’utilizzo degli strumenti online per creare siti web, corsi online, automazioni per lanci perfetti.
Se vuoi saperne di più, clicca qui sotto per fissare una consulenza gratuita di mezz'ora e parlarmi del tuo prossimo progetto!

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