Partecipare ad una fiera generando profitto

Quando la fiera diventa un successo!

Partecipare ad una fiera è un investimento importante per un’azienda ed è fonte di grandi attese. Cadere in alcuni errori comuni, però, è molto facile!

Quando l’azienda decide di partecipare ad una fiera spesso non considera subito i costi a cui andrà incontro. Anzi, questi poi ci piovono addosso in un lampo. Ho visto aziende affittare lo spazio espositivo più grande e più bello, per averlo poi quasi vuoto. Si mandano i commerciali in fiera e non si considerano i costi di viaggio, vitto e alloggio. E poi i risultati? Si cercano i risultati immediati e che tardano ad arrivare.

Il primo consiglio che mi viene di dare è: cosa ti aspetti da questa fiera? Quali sono le tue intenzioni?

Lo scopo della fiera

Prima di partire per quest’avventura, è bene definire con chiarezza gli obiettivi della partecipazione alla fiera. Stabilire quindi, che intenzione si ha, ovvero:

  • Acquisire nuovi clienti;cosa fare in fiera
  • Fidelizzare i clienti già acquisiti;
  • Rafforzare l’immagine e la notorietà del brand;
  • Presentare nuovi prodotti;
  • Attuare nuove strategie di mercato;
  • Incontrare nuovi partner o partnership strategiche;
  • Conoscere i desideri e le necessità di clienti;
  • Conoscere i trend di mercato;
  • Monitorare la concorrenza

E’ un po’ come rispondere alla domanda: cosa vuoi fare da grande? Insomma, perché desideri partecipare alla fiera e cosa pensi ti porterà. Se non cerchi di definire uno scopo alla tua partecipazione, sarà difficile che potrai tornare a casa con un “bottino”. Stai investendo dei soldi, quindi qualcosa deve ritornarti, in termini non solo di vendita, ma anche di informazioni.

Analisi dei costi

Nel momento in cui inizi a dedicarti all’allestimento dello stand, puoi anche dare una prima analisi dei costi che andrai a sostenere. Non ti servirà uno stand enorme, se hai prodotti grandi e voluminosi, non è necessario che tu li esponga tutti. Basta un campione o un modellino ben fatto. Insomma, cerca di non strafare, soprattutto se non puoi permettertelo. Lo stand deve rappresentare il design del brand o dell’azienda e deve rispecchiare i suoi valori, o meglio la unique selling proposition, quella caratteristica che ti rende unico sul mercato. Gli stand migliori sono quelli lineari, semplici, non affollati di cose, e che rispecchiano l’identità aziendale.

Cosa porto in fiera? Per quanto riguarda i gadget, ogni volta i responsabili marketing delle aziende si scervellano per trovare il giusto oggettino con il logo da regalare. Sei sicuro che regalare l’ennesima USB, portachiavi, fermacarta, tazza…funzioni? Perché non regalare un esclusivo e-book che sarà disponibile soltanto durante la manifestazione? Questo va poi scaricato dopo essersi iscritti alla nostra mailing list. E chi si iscrive sarà sicuramente più interessato, rispetto a chi passa allo stand si prende l’ultimo anti-stress e se ne va.

Se porti un prodotto nuovo, puoi organizzare una dimostrazione pratica oppure una consulenza gratuita, per attirare contatti curiosi e fare in modo che restino!

Il materiale cartaceo è importante, cataloghi e brochure, ma utilizza anche un QR che rimandi ad una pagina del tuo sito. In questo modo potrai anche avere traccia di quante persone che hanno preso il catalogo, hanno approfondito andando sul sito. Si può anche creare un hashtag e vedere che diffusione ha.

Fissa un budget, un limite di spesa oltre il quale non vuoi andare. Crea un registro sul quale annoti una stima di tutti i costi che andrai ad affrontare. Dividi in categorie, per es. costi per affitto, costi di allestimento, costi di viaggio, costi legate al personale coinvolto, costi di spedizione e trasporto, costi per materiale pubblicitario, extra e imprevisti.

Chi va in fiera

Ho visto aziende che svuotavano gli uffici per portare in fiera quasi tutti i commerciali. Sei sicuro che serve portare tutti in fiera? Credo che 4 persone bastino. Sicuramente i migliori commerciali, se la fiera è all’estero, meglio portare chi conosce le lingue o trovare un interprete. Le hostess possono darti una mano, ma non basarti solo sulla bellezza. Meglio qualcuna che riesce anche a memorizzare e rilasciare informazioni sui tuoi prodotti ai visitatori. Fai in modo che chi va in fiera annoti vicino ad ogni bigliettino da visita, quello che è stato detto e quali sono le necessità e richieste del cliente incontrato. Ti consiglio di preparare un registro visitatoti per questo scopo.

Dedica qualche giornata prima della partenza a formare il personale che porterai allo stand. Molti sono seduti tutto il giorno in attesa ce sia il cliente ad avvicinarsi. Questo fa solo perdere occasioni di vendita!

Preparazione della strategia online

Molti pensano che il successo di una fiera si misura con la folla presente allo stand o con il numero di biglietti da visita raccolti. In realtà la folla allo stand non arriva se non hai informato i tuoi contatti della tua presenza in fiera. E’ opportuno inviare inviti alla fiera e al tuo stand, differenziati in base alla tua clientela, indicando un piccolo input su cosa troveranno allo stand oppure stuzzica la loro curiosità con un webinar, un e-book, la promessa che troveranno qualcosa di diverso da altri. E’ un’ottima cosa anche fissare appuntamenti con i tuoi contatti già acquisiti. Quale occasione migliore per incontrarsi, se non in fiera, soprattutto se si è lontani.

Le persone vanno informate mesi prima….non una settimana prima! E poi di tanto in tanto bisogna rinfrescare la memoria. Utilizza il logo della fiera con il numero di stand sotto la tua firma nelle email. In questo modo, i tuoi contatti non potranno non accorgersi che sarai presente in fiera.

Molto spesso l’invito alla fiera può essere lo spunto per attirare nuovi lead che possono iscriversi alla ns mailing list oppure si possono attrarre nuove conoscenze con una call to action, come partecipare ad un webinar in fiera, oppure testare un nuovo prodotto. I lead devono poi essere convertiti in contatti, quindi fai in modo che il tuo messaggio sia potente, con una call to action chiara.

Durante la fiera

Eccoci arrivati al clou. Sei in fiera e ora non puoi perdere il controllo. Stare in fiera richiede una grande concentrazione per ore. Bisogna essere sempre sorridenti e rispondere a tutte le domande. Come ti dicevo, porta più persone, massimo 4, così ci sarà un ricambio, lo stand non resterà mai incustodito e più persone potranno dedicarsi a più clienti.

Non saltare addosso ai visitatori. Dagli il tempo di dare un’occhiata in giro e poi incrocia il loro sguardo, così sapranno a chi devono rivolgersi per avere più info. Molte persone allo stand esordiscono con la solita frase “come posso aiutarla?”. La risposta è sempre più spesso “niente, grazie”. Meglio prenderla alla larga, tipo chiedere cosa si pensa della fiera, da dove viene…così almeno si inizia a parlare. Col tempo imparerai a riconosce il motivo per cui quella persona è andata al tuo stand: è solo un curioso o sta cercando qualcosa di più?

Partecipare ad una fiera è un modo anche per testare il mercato. Trova il tempo di visitare gli altri stand, anche della concorrenza, per capire come si sono organizzati, cosa il mercato sta chiedendo e quali risposte riesce a dare. In questo modo potrai capire dove puoi posizionarti tu nel mercato. Cerca di parlare e fare domande con quante più persone possibili. Il confronto è uno strumento essenziale di crescita.

Follow up

Sei tornato a casa e sei stanco morto. Ma ti assicuro che ora viene un’altra parte difficile, che in tanti dimenticano: il follow up.

Il motivo principale per cui una fiera si rivela essere un fallimento è perché quando torni a casa non hai inviato una mail di ringraziamento ai contatti e ai nuovi lead. Sei sicuro che si ricordano di te? Hanno visto tante persone! Ricordi quando ti parlavo del registro visitatori su cui hai annotato i bisogni dei clienti e le loro richieste? Non far passare più di una settimana per ricontattare e inviare le info richieste. A seguire, ti consiglio di farti sentire, anche solo per dire che hai inviato tutto per email. Dopo una settimana dalla fiera, i tuoi contatti staranno ricevendo un mare di informazioni anche dalla tua concorrenza, quindi se tu ti sei fatto sentire per primo, sicuramente ti terranno più in considerazione per la loro scelta.

La chiave di tutto è comunque l’organizzazione e avere il tempo a disposizione. Puoi organizzare tutto almeno 4-6 mesi prima. Non arrivare all’ultimo, perché rischi di correre il grosso rischio di preparare un fiasco sotto gli occhi di tutti e dei tuoi competitor. Apri il tuo progetto “fiera” su Asana o Trello e riporta tutti i task condivisi con il tuo team. Man mano che porti avanti il lavoro, spunta le attività eseguite.

Come vedi, le attività da svolgere prima, durante e dopo la fiera sono tante. Non puoi fare tutto da solo, hai bisogno di un supporto. Un assistente virtuale può darti una mano per il periodo che ti serve, senza dover assumere nuovo personale. L’assistente virtuale può aiutarti nell’organizzazione, può dialogare per te con gli organizzatori della fiera, oppure dedicarsi all’organizzazione logistica dello spostamento del personale. Senza contare che un’AV con conoscenza delle lingue può aiutarti a gestire anche il rapporto con i tuoi contatti e i lead all’estero e la spedizione sul posto dei tuoi prodotti.

Se hai necessità di un supporto per sviluppare o migliorare le tue attività prima, durante e dopo una fiera di settore contattami per una consulenza gratuita su Skype.

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