11 Tool gratuiti per il tuo ufficio

11 Tool gratuiti che ti aiutano a gestire la tua attività

Quando ho iniziato l’attività di assistente virtuale per prima cosa ho conosciuto il mondo dei tool online con diverse funzioni. In giro ce ne sono veramente tantissimi, per fare qualsiasi cosa, ma sono pochi quelli che realmente ti servono per gestire la tua attività.

Ecco una piccola lista.

  • 1. Asana. Ok, lo ammetto: adoro Asana! In azienda ho usato diversi CRM e questo tool è l’unico che si avvicina a questo sistema di Management delle attività. Con Asana puoi creare una serie di progetti e affidare diversi compiti a te e al tuo team. Ha una struttura gerarchica, si parte dai tasks ai subtasks. La cosa che mi piace di più e poter condividere il lavoro, le mie attività, i file che vengono prodotti e anche poter inserire una scadenza. Una volta completata l’attività, la segni come completata e via.

Fa per te se: hai una lista di attività da svolgere e far completare e i foglietti di carta non puoi condividerli con nessuno!

  • 2. Trello. Anche lui, come Asana, è un Project Management tool. E’ una lavagna dove inserisci varie attività, commenti e post e avere tutto davanti ai tuoi occhi. Infatti è perfetto per chi ha una memoria visiva. Puoi creare diverse sezioni, tra da fare, in progress, fatto. Trello ha diverse estensioni, tra cui un calendario che puoi sincronizzare.

Fa per te se: hai bisogno di avere davanti ai tuoi occhi il flusso di lavoro e avere una visione d’insieme del lavoro.

  • 3. Evernote. E’ una piattaforma che prevede anche un’estensione al tuo browser o un app per mobile. Serve a salvare parti di articoli, siti web oppure pagine intere e catalogarle secondo le tue necessità. E’ possibile anche inserire note e aggiungere file dal tuo cloud, per esempio drive o dropbox.

Fa per te se: fai tante ricerche online e hai bisogno di tenerne traccia oppure di salvare per leggere in seguito.

  • 4. Canva. Hai bisogno di fare piccoli lavori di grafica per i tuoi canali social e non sei pratico conn Photoshop? Allora Canva è quello che fa per te. Il bello è che è talmente cool che, anche chi sa usare Psd, inizia a dirottarsi su Canva! Ti permette di creare flyer, banner per il blog, bigliettini da visita, grafiche per i social, copertine libri…praticamente tutto!

Fa per te se: E’ un’alternativa semplice e veloce al pacchetto Adobe, ma solo per il formato digitale, vista la bassa risoluzione.

  • 5. HootSuite. All’inizio del lavoro di AV seguivo ancora pochi canali social. Potevo quindi programmare da Facebook le pubblicazioni e pubblicare sugli altri ogni giorno. Se hai tanti canali da gestire, ricordarti di tutte le pubblicazioni diventa difficile. I post vanno programmati e soprattutto definiti con un calendario editoriale. Uno strumento utile di pubblicazione sui social è HootSuite, che riesce a schedulare fino a 30 post gratuitamente. Sulla versione gratuita puoi aggiungere fino a 3 account e non puoi condividere il lavoro con il tuo team. Puoi inserire lo stream delle tue pubblicazioni e della programmazione dei post.

Fa per te se: sei molto attivo sui social e non vuoi impazzire. La visuale però è un po' confusionaria, ma puoi aggiungere o togliere tu stesso i flussi (stream).

  • 6. Sumo me: è un’app gratuita per WordPress, con una parte a pagamento. Aiuta ad accrescere la tua lista di visitatori sul tuo sito e ha diversi strumenti. Ti permette di catturare i visitatori prima che escano dal tuo sito, lanciando un lightbox che chiede l’indirizzo email. Sumome si integra con le app di autoresponder come MailChimp, Aweber, Get Response e altri. Quello che più mi piace è la “Heat Map”, cioè la mappatura delle aree più viste e cliccate del tuo sito.

Fa per te se: vuoi un unico strumento per creare la tua lista di contatti e il monitoraggio delle visite sul tuo sito.

  • 7. MailerLite e Mailchimp. Sono Autoresponder per preparare le tue Newsletter e programmarle. Queste due piattaforme sono free fino ad un certo punto. Forse MailerLite permette di fare qualcosa in più gratuitamente, come la marketing automation e la creazione di landing pages. Il limite sta anche nelle liste di subscribers (fino a 1000). Entrambe le piattaforme sono semplici da usare e hanno guide per principianti.

Fa per te se: devi gestire newsletter per piccole liste di subscribers e vuoi monitorare i risultati.

  • 8. Wisestamp. E' gratis, ma con una versione a pagamento. Ti permette di creare firme digitali professionali e belle per le tue email. Puoi aggiungerlo ai tuoi profili e alle newsletter. L’unico limite è che puoi usarlo per un solo account. La versione a pagamento è comunque economica, 4$ al mese.

Fa per te se: vuoi una firma digitale bella e originale, e quelle che puoi creare con Gmail non ti soddisfano.

  1. 9. Inbox di Gmail. E' un’estensione di Gmail che ti permette di organizzare meglio la tua casella di posta, dividendola per categorie. Inbox ti permette di mettere in evidenza le email più importanti oppure personalizzare la tua casella di posta come meglio preferisci. In questo modo vedi prima le email più importanti e poi tutto il resto.

Fa per te se: trovi che Gmail sia troppo confusionario. Inbox nasce dall’analisi dei punti di debolezza di Gmail…quindi può essere una buona alternativa.

  • 10. Last Pass: forse è la migliore risorsa per salvare le tue password. E’ una semplice estensione al tuo browser che ti permette di salvare tutte le password per i tuoi canali, blog, conti bancari. E’ estremamente sicuro!

Fa per te se: non ricordi mai tutte le tue password e hai bisogno di tenerle in un posto sicuro.

  • 11. Feedly. E’ un aggregatore di news disponibile anche per mobile e con un servizio cloud. La versione per web  è disponibile sotto forma di estensione per la maggior parte dei browser, inclusi Google Chrome e Firefox. Ti permette di avere sott’occhio tutti i feed per l’argomento da te ricercato. Le categorie più comuni nell’area free sono tecnologia, design, economia, gossip, marketing, scienza.

Fa per te se: cerchi spunti per i tuoi prossimi articoli oppure hai bisogno di condividere sui tuoi canali social articoli specifici per le categorie che segui.

Se ti stai domandando come implementare l’utilizzo di queste app e ottimizzare il tuo tempo, Ti invito a contattarmi su skype per cercare gli strumenti che più si adattano alla tua persona e alla tua attività. E perché no, anche delegare un po' di attività a qualcun altro, potrebbe fare bene alla tua impresa!

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