Come migliorare la gestione della contabilità aziendale

Gestione della contabilità aziendale per piccoli Business

La gestione della contabilità aziendale, piccolo o grande che sia il tuo Business, è sempre un tasto dolente per ogni imprenditore o freelance.

Tutti noi ci lamentiamo sempre di quanto siano alte le tasse in Italia e la maggior parte di noi non ha nessuna idea di quanto andrà a pagare l’anno prossimo, anche domandando ad un commercialista, la risposta frequente è: “Come regola base, considera che il 50% del tuo reddito dovrai restituirlo fra imposte e contributi”, facile, no?

Peccato che per gestire la contabilità aziendale questa regola non funzioni sempre, visto che poi ci sono gli acconti sull'anno successivo e possono capitare imprevisti di ogni tipo, specie quando l’attività è in crescita.

Perchè tenere la contabilità aziendale in ordine

Non è proprio il massimo portare avanti un’attività basandoti sulle supposizioni, se vuoi fare sul serio la tua professione hai bisogno di capire come funziona la tua amministrazione, al di là che tu possa delegarla o meno a qualcun altro.

Inoltre questa incertezza sul lato fiscale e, di conseguenza, sulla pianificazione finanziaria della tua attività finisce sempre per avere delle conseguenze sulla tua serenità, sul tuo benessere psico-fisico, e il Business ne risente, non c’è dubbio!

Essere sepolti dalle fatture in ordine sparso non fa bene alla visione a lungo termine del tuo Business.

Hai mai pensato che se non sai oggi quali sono le entrate e le uscite del tuo Business e quanto andrai a pagare l’anno prossimo in tasse, come fai a sapere qual è il tuo margine e quanto potrai investire nella tua attività l’anno prossimo?

Ecco perchè è importante tenere in ordine la contabilità aziendale. Se vuoi crescere, non devi più guardare all'oggi, ma avere una meta ben definita, raggiungibile a medio-lungo termine.

Ecco come puoi fare per organizzare la contabilità del tuo Business.

Organizzare la contabilità aziendale con excel

Il caro vecchio Excel, croce e delizia di ogni freelance o piccolo imprenditore. Devo essere onesta, non preferisco che si organizzi la contabilità di un Business su Excel, perché l’errore è dietro l’angolo, solo che a volte siamo proprio costretti e quindi ti do qualche dritta per organizzare la contabilità aziendale con Excel.

Excel è uno strumento di calcolo per l’elaborazione dei dati che trovi nel pacchetto di Office a pagamento oppure puoi scegliere soluzioni gratuite e open source, come LibreOffice, OpenOffice oppure tra i fogli di Google su Drive.

Quando lavoravo in azienda, il commercialista diceva sempre che se sai utilizzare bene Excel, puoi fare tutto. Ed è vero, ma non tutti sanno usare bene questo strumento.

Per la gestione della contabilità aziendale con Excel ti basta saper creare le tabelle e, soprattutto, tenerle aggiornate.

Per avere un report esaustivo delle entrate e delle uscite del tuo Business, Excel va nutrito con i dati e aggiornato almeno una volta a settimana.

Crea un foglio excel per l’anno in corso (ma vale anche quelli precedenti) sul quale inserisci su una riga le tue entrate ed elenchi i prodotti e servizi che hai venduto. Sulla colonna affianco inserisci l’importo dei tuoi guadagni, le scadenze entro le quali verrai pagato.

Su un'altra riga inserisci le tue spese, tenendo conto sia di quelle fisse che di quelle variabili. Quindi, inserisci ad esempio, le spese di affitto, utenze, le spese di formazione, pranzi fuori, web, collaboratori, dipendenti, e tutto quello che ti viene in mente.

Nella colonna di fianco inserisci il valore di ogni spesa che fai per la tua attività, la somma totale sarà l’insieme dei costi.

Potrai calcolare l’utile sottraendo il fatturato dai costi.

UTILE = FATTURATO - COSTI

Puoi arricchire il report, inserendo il totale delle tasse e contributi da versare, ma anche gli imprevisti, per esempio si è rotto il computer e hai dovuto comprarne un altro.

Al termine avrai un’idea più chiara di quanti soldi disponi da investire l’anno prossimo, ma solo se avrai inserito i dati corretti e aggiornati.

Questo è il primo metodo per organizzare la contabilità aziendale.

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Programmi di contabilità aziendale

I programmi di contabilità aziendale o gestionali sono una versione più evoluta delle cartelle Excel e hanno lo scopo di aiutarti a gestire tutta l’amministrazione di un’impresa. Anch'essi vanno nutriti con i dati di cui disponi, ma il bello è che sono online, puoi accedervi da dove e quando vuoi, generando anche report affidabili delle tue entrate e uscite.

In azienda utilizzavo SAP, che è molto costoso, ma permette di gestire l’intero ciclo produttivo di un’azienda, per questo è consigliabile per imprese grandi e che fanno produzione.

Ci sono poi gestionali più snelli che permettono comunque di monitorare la situazione finanziaria di un'azienda, come ad esempio Danea. Questi sistemi vanno bene per le aziende di piccole e medie dimensioni.

Per l’attività di un freelance, una startup o una piccola impresa, invece, vanno bene gestionali più semplici, come Fatture In Cloud o Fattura 24.

Se hai invece un eCommerce, ti consiglio di utilizzare un sistema che ti faccia sia da CRM che da gestionale, come ad esempio Zoho.

Questi programmi di contabilità aziendale sono semplici da usare e possono semplificare la vita di un imprenditore, così che in un unico posto possano trovare tutte le informazioni di cui necessitano, monitorare le entrate e le uscite e anche emettere fatture elettroniche.

Avere tutto in un unico strumento è un vantaggio importante e puoi anche permettere l’accesso al tuo account a qualcuno che ti supporti in quest’attività.

Da dove iniziare

Sia che tu abbia deciso di registrare tutto su Excel o di iniziare una prova gratuita su un gestionale, l’importante è che inizi, almeno una volta a settimana, a registrare quanto fatturi e quanto spendi.

Questi dati ti aiuteranno a capire quali prodotti o servizi ti rendono di più, quanto hai speso per quel cliente, in quale periodo hai picchi di spesa maggiori, quale margine hai.

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