Gli strumenti online per lavorare da casa

Quali sono i tool essenziali per portare il tuo ufficio online e poter lavorare da casa senza problemi

Lavorare da casa non è semplice, soprattutto se ci si trova a doversi adattare all'improvviso, ma scegliere gli strumenti giusti è fondamentale.

Stiamo vivendo un periodo strano, in cui lavorare da casa sta diventando quasi la normalità.

Eravamo abituati ad uscire alle 7 del mattino di casa per recarci in ufficio, incontrare i colleghi, i collaboratori, i clienti. Eravamo abituati a prendere un volo per chissà dove per incontrare un nostro cliente o un potenziale partner.

Sono forse più di venti giorni che siamo costretti a lavorare da casa, per evitare i contagi da Coronavirus, e stiamo facendo il possibile per trasferire il lavoro abitudinario dell’ufficio nelle nostre case.

Ho visto amici adattare la cucina o il salone come ufficio, ma ci sono anche i più fortunati che hanno una stanza in più o una cantina. Ho visto persone fare video call con i figli alle spalle, che, curiosi, davano una sbirciata allo schermo, per vedere chi ci fosse dall'altro lato.

Certo, ho pensato, che la mia situazione fosse diversa. In fondo io ho fatto una scelta consapevole di lavorare da casa, non dettata da un’emergenza. 

Eppure quando si è trattato di lavorare con i miei primi clienti da remoto, non è stato proprio semplice: non sapevo come organizzare le loro richieste, come emettere una fattura in maniera più professionale (no excel, grazie!), come conservare i file, come fare una call con loro e fare in modo che potessi anche condividere lo schermo del mio pc.

Portare l'ufficio da offline a online

Non si tratta solo di scegliere il luogo dove lavorare, ma anche di quali strumenti utilizzare per facilitarti le operazioni che un normale ufficio deve svolgere.

In due anni di attività come Assistente Amministrativa da remoto, ne ho visti di strumenti online, per questo posso suggerirti quelli che ancora oggi utilizzo sia per me che per i miei clienti.

Tool per la gestione delle email

La maggior parte di noi utilizza Gmail per inviare e ricevere email. E’ un ottimo strumento, solo un po' confusionario nella gestione delle mail. Ho provato a creare filtri, cartelle e tag, ma ogni volta che cerco una mail devo ricorrere alla barra di ricerca e impiego molto tempo.

Quando le email iniziano ad essere tante, un’organizzazione è d’obbligo e io ho trovato il modo di farlo, grazie ad un’estensione di Gmail, che si chiama Sortd.

Dopo aver attivato l’estensione, vedrai l'interfaccia di Gmail divisa in due sezioni: di lato i messaggi, al centro invece ci sono 4 colonne inizialmente vuote in cui è possibile spostare i messaggi col mouse.

Le colonne predefinite sono: cose da fare, da seguire, lista 1 e lista 2, etichette che possono essere modificate a tuo piacimento.

Sotto ogni colonna è possibile aggiungere attività o spostare le email classificandole come attività o Task, funzione ottima per creare delle attività associate alle mail, e attivare lo snooze, ossia la funzione per ricevere quell'email di nuovo tra qualche ora o giorno, oppure la possibilità di aggiungere note e reminders con notifica.

Per organizzare e classificare le email con Sortd, si può fare in questo modo:

- Creare un Task col titolo "oggi" e, ogni mattina, spostare al suo interno le email importanti.

- Allo stesso modo, creare un task col titolo "Più tardi" e spostare al suo interno le email che possono aspettare, scrivendo anche la data in cui quel compito deve essere affrontato.

Il Task con titolo "To-Do" è utile per classificare le email con delle attività da svolgere, senza però una scadenza.

- Il Task "Finiti" per raggruppare le email e le attività aggiunte che possiamo ritenere concluse.

Il piano base di Sortd è gratuito, altrimenti ci sono tre livelli dai 6 ai 16 dollari mensili.

Sistemi di fatturazione online

Se hai scelto di lavorare da casa sempre e non solo in caso di emergenza, il mio consiglio è quello di scegliere un buon gestionale accessibile ovunque ti trovi che ti permetta di creare offerte, ordini, fatture, note credito, report delle entrate e delle uscite.

Lo strumento che uso di più per i clienti che vendono prodotti e che mi permette di fare tutte queste cose sopra elencate è Zoho, che nasce principalmente come CRM (Customer Relationship Management) un sistema di gestione delle relazioni che un’azienda può intrattenere a livello nazionale e internazionale.

Altri sistemi per la gestione e l’emissione delle fatture sono FattureInCloud e Fattura24, entrambi accessibili online, solo a pagamento tramite fee mensile o annuale, prevedono un periodo di prova gratuito e permettono l’emissione dell’e-fattura, oltre che la gestione della contabilità aziendale su un unico portale.

Se sei in cerca di un tool gratuito per gestire il sistema di fatturazione e ricevere pagamento, puoi provare Wave, un tool adatto per chi è agli inizi della propria attività, che ti permette di ricevere pagamenti, emettere fatture professionali e avere una prima visione dell’andamento in entrata e uscita del tuo Business.

Strumenti per ricevere pagamenti

Abbiamo già visto tra i tool per la fatturazione, che alcuni permettono anche di ricevere pagamenti, come Wave.

Anche se si lavora online, esiste sempre la possibilità di pagare o ricevere pagamenti tramite bonifico bancario e la maggior parte delle banche ormai sono accessibili da remoto e permettono di fare qualsiasi operazione.

Nel caso però si voglia ricorrere a ricevere un pagamento con carta di credito, che è più veloce del bonifico, utilizzo di solito due strumenti. Il primo è senza dubbio Paypal, attivabile in modalità Business, molto semplice da usare, ma che ha delle fee abbastanza alte. Un altro sistema, che utilizzo spesso per gli eCommerce, ma non solo, è Stripe, un po' più complicato da installare su un sito web proprietario, ma con fee più basse, che però variano in base alla nazione di residenza.

Sistemi di video conferenza

Nel mio lavoro da remoto, mi capita spesso che i clienti vogliano parlare con me e guardarmi negli occhi.

Ho sempre utilizzato Skype per le video call, che è gratuito e disponibile per tutto il tempo che vuoi. Non riuscivo però a fare call di gruppo e condividere lo schermo con Skype, ma ho dovuto attendere l’ultima versione di Skype, che trovi qui.

Mentre Skype permette di fare una call di gruppo fino a 4 persone, un altro tool, Zoom, ti permette di collegare fino a 100 persone, affiancandole tutte nella stessa schermata. Per questo motivo Zoom è spesso utilizzato per Webinars e Workshop online, oltre ad avere un sistema di chat interno per inviare domande e creare un link da inviare a chi non ha il programma per collegarsi dal web.

Se invece vuoi che qualcuno prenoti un appuntamento virtuale con te, ti consiglio di usare Calendly, un tool online al quale puoi iscriverti gratuitamente e mostrare ai clienti le date e gli orari in cui sei disponibile. Loro si prenoteranno nelle date che avrai scelto come libere per te, Calendly ti invierà una mail della prenotazione, e a te non resterà altro che andare online.

Questa è solo una selezione di strumenti che ho fatto io nel tempo e che utilizzo spesso, ma ti assicuro che il web brulica di tool per qualsiasi funzione si debba compiere per un Business online. Basta solo scegliere quelli che più si adattano alle attività che devi svolgere.

Ciao, sono Floriana e mi occupo di servizi di assistenza amministrativa e commercialeda remoto, perchè la mia passione è aiutare i piccoli imprenditori, gli eCommerce e i liberi professionisti aesprimere al massimo le loro potenzialità, mentre io mi occupo della gestione del loro Business e dei rapporti con i clienti.

Gestire la parte amministrativa e commerciale di un biz potrebbe rivelarsi stressante e complicata quando si sta crescendo. La mia esperienza in azienda come back office amministrativa, mi permette di darti una mano per non farti sfociare nel caos.

So cosa funziona e come organizzarlo: dalla preparazione delle offerte alla gestione delle fatture, passando per la gestione delle spedizioni.

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